WONOSARI – Sebanyak 148 berkas arsip statis milik Dinas Pertanian dan Pangan Kabupaten Gunungkidul resmi diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), Kamis (27/8). Penyerahan ini menjadi bagian dari upaya menjaga informasi penting pemerintahan agar tidak berhenti sebagai dokumen yang tersimpan, tetapi tetap terpelihara dan dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi di masa mendatang.
Arsip yang diserahkan merupakan arsip yang telah melalui proses penilaian dan dinyatakan memiliki nilai guna berkelanjutan. Dengan penyerahan kepada LKD, pengelolaan arsip tersebut selanjutnya diarahkan pada upaya pelestarian dan penyediaan akses sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Proses menuju penyerahan arsip statis berlangsung sejak dilakukan Rapat Penilaian Arsip pada 6 Juli 2026. Dalam rapat tersebut, Panitia Penilai Arsip Dinas Pertanian dan Pangan melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan untuk diserahkan. Penilaian menjadi tahapan penting untuk membedakan arsip yang masih diperlukan bagi kepentingan administrasi organisasi dengan arsip yang telah memiliki nilai berkelanjutan sebagai arsip statis.
Hasil penilaian kemudian ditindaklanjuti melalui penyusunan dokumen pendukung, antara lain surat pertimbangan Panitia Penilai Arsip, surat pernyataan arsip statis, dan Daftar Arsip Usul Serah. Dinas Pertanian dan Pangan selanjutnya mengajukan permohonan persetujuan penyerahan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul dengan melampirkan dokumen yang dipersyaratkan, termasuk Surat Keputusan Kepala Dinas tentang Panitia Penilai Arsip dan notulen rapat penilaian.
Setelah permohonan memperoleh persetujuan dari LKD, Kepala Dinas Pertanian dan Pangan menetapkan Surat Keputusan tentang Penyerahan Arsip Statis. Keputusan tersebut disertai daftar arsip yang menjadi objek penyerahan sebanyak 148 berkas.
Rangkaian tersebut menunjukkan bahwa penyerahan arsip statis bukan sekadar kegiatan pemindahan tempat penyimpanan dokumen. Ada proses penilaian untuk memastikan arsip yang diserahkan memang memiliki nilai yang perlu dipertahankan. Ada pula proses administratif untuk memastikan pengelolaan dan penguasaan arsip beralih melalui mekanisme yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pada tahap akhir, 148 berkas arsip tersebut diserahkan oleh Kepala Subbagian Umum Dinas Pertanian dan Pangan kepada Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul. Penyerahan diperkuat dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip.
Bagi Dinas Pertanian dan Pangan, langkah ini menjadi bagian dari penataan arsip secara berkelanjutan. Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan administrasi aktif tidak serta-merta kehilangan nilai. Sebagian di antaranya justru memiliki nilai kesejarahan dan informasi yang dapat menjadi bukti perjalanan organisasi serta penyelenggaraan pemerintahan.
Di tangan LKD, arsip tersebut memperoleh konteks pengelolaan yang berbeda. Tidak hanya disimpan, arsip statis memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang dapat mendukung penelitian, pendidikan, penyusunan kebijakan, maupun kebutuhan masyarakat untuk mengetahui perjalanan penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Karena itu, keberadaan arsip statis memiliki arti lebih luas daripada sekadar menyimpan dokumen lama. Arsip merupakan rekaman kegiatan dan peristiwa yang menjadi bagian dari memori institusi dan daerah. Ketika arsip yang bernilai tersebut dikelola dengan baik, informasi di dalamnya tetap dapat dipertanggungjawabkan dan dimanfaatkan oleh generasi berikutnya.
Penyerahan 148 arsip statis ini sekaligus memperlihatkan pentingnya kesinambungan antara pencipta arsip dan LKD. Dinas sebagai pencipta arsip memastikan proses penilaian dan penyerahan dilakukan sesuai prosedur, sementara LKD memiliki peran dalam menjaga keberlanjutan arsip statis sebagai bagian dari khazanah arsip daerah.