Berita

PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP INAKTIF DI RECORD CENTER DINAS PERTANIAN DAN PANGAN KABUPATEN GUNUNGKIDUL

Selasa, 18 Oktober 2022

Dalam Undang - Undang kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Berdasarkan fungsi dan kegunaanya, arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangaka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada Unit kearsipan, Pengelolaan dan Penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang : Pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip Inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan.

Tujuan akhir dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip. Hal ini sesuai dengan amanah Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga Negara,pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara.

Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakobatkan kinerja pegawai bahkan lembaga/organisasi menurun.Demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertangghungjawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan. Pengelolaan dan Penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komukasi, sumber sejarah,sumber pertanggungjawaban sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas dan ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.(arsip)